U kunt een balieassistente alleen als gastvrouw inzetten als zij daar voldoende tijd voor heeft (zie de vorige twee blogs). U kunt tijd voor haar creëren door haar werkprocessen te automatiseren.
U maakt waarschijnlijk al gebruik van automatisering.
Bij vrijwel alle activiteiten, die de balieassistenten in uw praktijk uitvoeren, wordt er gebruik gemaakt van automatisering. Er is bijvoorbeeld sprake van automatisering als een patiënt naar uw praktijk belt en een keuzemenu moet doorlopen alvorens hij met de juiste persoon wordt doorverbonden.
Het keuzemenu zorgt er namelijk voor dat er een voorselectie wordt gemaakt van wie welk telefoontje zou moeten ontvangen.
De essentie van automatisering is namelijk dat uw medewerkers door computers of machines worden ondersteund bij het uitvoeren van activiteiten.
In hoeverre zou u moeten automatiseren?
Sommige werkprocessen kunnen beter niet geautomatiseerd worden. De reden hiervoor is dat het persoonlijk contact tussen de medewerker en de patiënten belangrijker is dan de tijdwinst die te behalen valt.
Wanneer u een dergelijk werkproces toch zou willen automatiseren, zou u er goed aan doen om slechts een deel van het werkproces te automatiseren.
Wat hiermee bedoeld wordt, is dat het werkproces zodanig wordt geautomatiseerd dat er geen afbreuk aan het persoonlijk contact met de patiënten wordt gedaan. Het werkproces dat in deze blog wordt geautomatiseerd, is hier een voorbeeld van.
Een voorbeeld van een geautomatiseerd werkproces.
In de afbeelding hieronder is aan de linkerzijde een werkproces uit de vorige blog te zien. Dit werkproces is zeer inefficiënt samengesteld. Aan de rechterzijde is een geautomatiseerde variant van hetzelfde werkproces opgenomen.
De rood omcirkelde activiteiten in het linker werkproces zijn in het rechter werkproces geautomatiseerd. Klik op de afbeelding om deze te vergroten. Onder de afbeelding is een toelichting opgenomen.
Klik hier voor de toelichting van 1
De meeste patiëntenregistratieprogramma’s beschikken over een functie om afspraken digitaal naar de baliecomputer te verzenden. De behandelaar hoeft alleen maar de duur van de vervolgafspraak en de soort vervolgafspraak op de computer in te vullen waarna de vervolgafspraak automatisch op het beeldscherm van de balieassistente verschijnt.
Hierdoor hoeft de balieassistente niet aan de patiënt te vragen naar wat voor afspraak hij wenst te maken. Ook hoeft zij de behandelaar niet te storen omdat zij alle benodigde informatie over de vervolgafspraak al digitaal heeft ontvangen.
Klik hier voor de toelichting van 2
Doordat de afspraak digitaal naar de computer van de balieassistente wordt verzonden, is het voor de meeste patiëntenregistratieprogramma’s mogelijk om een lijst met geschikte plantijden te genereren. De assistent hoeft daardoor niet in de agenda op zoek te gaan naar een geschikte plantijd. Zij hoeft alleen de beschikbare plantijden op te lezen. Dit bespaart haar en de patiënt uiteindelijk tijd.
De plantijden zijn overigens gebaseerd op de voorkeuren van de individuele behandelaren. Dit betekent dat als een behandelaar ervoor kiest om alleen tussen 08:00 en 09:00 controles uit te voeren, de balieassistente een lijst met opties te zien zal krijgen die hierbij aansluit. Als zij bijvoorbeeld een vervolgafspraak voor een wortelkanaalbehandeling wilt maken, zal zij alleen opties vanaf 09:00 in de voorgestelde lijst met opties treffen.
Klik hier voor de toelichting van 3
Vrijwel alle patiëntenregistratieprogramma’s hebben de optie om gemaakte afspraken naar de patiënten te e-mailen. Deze optie is vaak niet standaard ingeschakeld.
Wanneer u ervoor kiest om de afspraken naar de patiënten te e-mailen, en deze niet op een kaartje mee te geven, is het verstandig om enkele dagen vóórdat de afspraken plaatsvindt ook herinneringen per e-mail of sms aan de patiënten te verzenden. Doordat de patiënten geen fysiek kaartje meekrijgen, bestaat namelijk de kans dat zij de afspraken vergeten vast te leggen in hun eigen agenda.
Wat kunt u automatiseren?
De meeste patiëntenregistratieprogramma’s beschikken over een functie om afspraken digitaal naar de baliecomputer te verzenden. De behandelaar hoeft alleen maar de duur van de vervolgafspraak en de soort vervolgafspraak op de computer in te vullen waarna de vervolgafspraak automatisch op het beeldscherm van de balieassistente verschijnt.
Hierdoor hoeft de balieassistente niet aan de patiënt te vragen naar wat voor afspraak hij wenst te maken. Ook hoeft zij de behandelaar niet te storen omdat zij alle benodigde informatie over de vervolgafspraak al digitaal heeft ontvangen.
Klik hier voor de toelichting van 2
Doordat de afspraak digitaal naar de computer van de balieassistente wordt verzonden, is het voor de meeste patiëntenregistratieprogramma’s mogelijk om een lijst met geschikte plantijden te genereren. De assistent hoeft daardoor niet in de agenda op zoek te gaan naar een geschikte plantijd. Zij hoeft alleen de beschikbare plantijden op te lezen. Dit bespaart haar en de patiënt uiteindelijk tijd.
De plantijden zijn overigens gebaseerd op de voorkeuren van de individuele behandelaren. Dit betekent dat als een behandelaar ervoor kiest om alleen tussen 08:00 en 09:00 controles uit te voeren, de balieassistente een lijst met opties te zien zal krijgen die hierbij aansluit. Als zij bijvoorbeeld een vervolgafspraak voor een wortelkanaalbehandeling wilt maken, zal zij alleen opties vanaf 09:00 in de voorgestelde lijst met opties treffen.
Klik hier voor de toelichting van 3
Vrijwel alle patiëntenregistratieprogramma’s hebben de optie om gemaakte afspraken naar de patiënten te e-mailen. Deze optie is vaak niet standaard ingeschakeld.
Wanneer u ervoor kiest om de afspraken naar de patiënten te e-mailen, en deze niet op een kaartje mee te geven, is het verstandig om enkele dagen vóórdat de afspraken plaatsvindt ook herinneringen per e-mail of sms aan de patiënten te verzenden. Doordat de patiënten geen fysiek kaartje meekrijgen, bestaat namelijk de kans dat zij de afspraken vergeten vast te leggen in hun eigen agenda.
Wat kunt u automatiseren?
Vrijwel alle patiëntenregistratieprogramma’s hebben de optie om gemaakte afspraken naar de patiënten te e-mailen. Deze optie is vaak niet standaard ingeschakeld.
Wanneer u ervoor kiest om de afspraken naar de patiënten te e-mailen, en deze niet op een kaartje mee te geven, is het verstandig om enkele dagen vóórdat de afspraken plaatsvindt ook herinneringen per e-mail of sms aan de patiënten te verzenden. Doordat de patiënten geen fysiek kaartje meekrijgen, bestaat namelijk de kans dat zij de afspraken vergeten vast te leggen in hun eigen agenda.
Er zijn drie werkprocessen die onnodig veel tijd in beslag nemen als ze niet zijn geautomatiseerd. Deze werkprocessen zijn:
- het maken van vervolgafspraken met patiënten;
- het oproepen van patiënten voor een controleafspraak;
- het invoeren van gezondheidsvragenlijsten.
