Een gastvrouw in een mondzorgpraktijk houdt zich vooral bezig met het optimaliseren van de klantbeleving. Patiënten die een positieve klantbeleving hebben gehad, zullen geneigd zijn om mond-tot-mondreclame voor de praktijk te maken. Dit leidt uiteindelijk tot een organische groei van het patiëntenbestand.
Een balieassistent kan de rol van gastvrouw vervullen. Dit kan echter alleen als zij hier voldoende ruimte (tijd) voor heeft. Dit betekent dat zij in de rol van gastvrouw relatief weinig tijd zal besteden aan taken zoals het beheren van de agenda’s.
Wie maakt dan de afspraken met de patiënten?
Het bovenstaande betekent niet dat een gastvrouw geen administratieve of logistieke taken hoeft uit te voeren. Wat dit wel betekent, is dat zij er relatief weinig tijd aan hoeft te besteden terwijl hetzelfde eindresultaat wordt behaald.
Zij zal bijvoorbeeld evenveel telefoontjes moeten beantwoorden en evenveel afspraken moeten inplannen in een kortere tijdsduur. Om dit te bereiken moeten haar werkprocessen zeer efficiënt zijn samengesteld.
Business Process Redesign
De beste manier waarop een praktijkhouder de werkprocessen van zijn balieassistent efficiënter kan maken, is door Business Process Redesign (BPR) toe te passen. BPR betekent simpel gezegd dat een werkproces wordt geanalyseerd en opnieuw wordt samengesteld. Het opnieuw samengestelde werkproces is bijna altijd efficiënter én effectiever dan wat het was.
Werkprocessen efficiënter inrichten
In het tweede deel van deze blogreeks wordt een werkproces van een balieassistent stap-voor-stap geanalyseerd en middels een flowchart inzichtelijk gemaakt. De analyse zal in het derde deel gebruikt worden om het werkproces efficiënter in te richten.
