Een goede praktijkmanager neemt kopzorgen weg!

10,juli,22

Het bestaansrecht van praktijkmanagers is vooral het verminderen van kopzorgen bij praktijkhouders. Een goede praktijkmanager doet namelijk twee belangrijke dingen. Het eerste is dat hij of zij de praktijkhouder ontlast met het uitvoeren van dagelijkse taken. Het tweede is dat hij of zij de praktijkhouder helpt om de toekomst in te kijken. Dat laatste zorgt ervoor dat praktijkhouders minder kopzorgen ervaren.

De toekomst inkijken

Wat ik bedoel met het ‘toekomst inkijken’, is dat er prognoses, plannen en scenario’s worden gemaakt van o.a.:

De financiële situatie van de praktijk;
het personeelsverloop;
de groei van het patiëntenbestand;

Scenario’s uitwerken

Wanneer een goede praktijkmanager de bovenstaande scenario’s weet uit te werken, neemt dat een hoop onzekerheid weg voor een praktijkhouder. En dat uit zich in minder kopzorgen. Er bestaat immers een gedegen plan voor hoe te handelen bij gunstige en minder gunstige scenario’s.

Het probleem is echter dat de meeste praktijkmanagers niet in staat zijn om gedegen scenario’s en prognoses te maken. Het kan ze enerzijds ontbreken aan een solide kennisbasis of anderzijds aan werkervaring binnen de mondzorg.

De juiste kennis en vaardigheden

Als ik naar mijzelf kijk, kan ik vanuit mijn 2 managementopleidingen (waaronder een MBA) gedegen prognoses en scenario’s maken. Daarnaast werk ik sinds 2013 als interim-manager binnen de mondzorg waardoor ik de ritmes van het werkveld ken. Vanuit die basis kan ik realistische en gedegen scenario’s en prognoses maken waardoor bijvoorbeeld begrotingen altijd overeenkomen met de realiteit.

Kopzorgen veroorzaken

Wanneer een praktijkmanager niet over de juiste theoretische basis beschikt, ontstaat er helaas ongelukjes. Deze ongelukken vertalen zich in de vorm van prognoses die niet uitkomen waardoor er financiële problemen ontstaan of een niet optimale personeelsbezetting. In dat geval veroorzaakt een praktijkmanager juist kopzorgen in plaats van dat hij of zij ze wegneemt.

Over mondgezondheid kan ik niet meepraten, maar ik kan behandelaren wel faciliteren

26,oktober,20

Ik heb vroeger als fysiotherapeut gewerkt. En vanuit mijn ervaring als fysiotherapeut weet ik hoe belangrijk het is om niet een symptoom te bestrijden, maar om naar de kern van een probleem te gaan en dat aan te pakken. En wat ik daarmee bedoel, is dat ik mij als fysiotherapeut focuste op de factoren die het probleem in stand houden of voor een recidief kunnen zorgen.

Ik ben een “asset” voor behandelaren

Nu ben ik een interim-manager en ik werk vooral in mondzorgpraktijken. Doordat ik bij wil dragen aan de mondgezondheid van patiënten, maar dat praktisch niet kan, ben ik als het ware een supporter van de behandelaren. Ik ben één van hun “assets”. En daarmee bedoel ik dat ik er ben om hen te faciliteren bij het zo goed mogelijk uitvoeren van hun werk.

Informatiemateriaal

Als ik bijvoorbeeld van een mondhygiënist hoort dat hij of zij wat meer informatiemateriaal wenst te hebben om patiënten beter te kunnen informeren, dan zorg ik ervoor dat hij of zij dat krijgt. Of als ik hoor dat hij of zij de beschikking wilt hebben over een ander merk ragers, ga ik onderzoeken of dat mogelijk is.

En de reden waarom ik dat doe, is omdat ik weet dat zij het informatiemateriaal en de ragers nodig hebben om hun werk beter uit te kunnen voeren.

Intercollegiale overleggen

Maar afgezien van het aanschaffen van spullen, kan het ook zijn dat behandelaren behoefte hebben aan intercollegiaal overleg met tandartsen of ander mondhygiënisten uit de regio. Als manager zie ik het als één van mijn taken om dat te realiseren. En daarmee bedoel ik dat ik ervoor moet zorgen dat de overleggen tot stand komen. Ik trek echter wel de grens bij de inhoud van de overleggen. Daar bemoei ik mij niet mee omdat ik zelf geen behandelaar ben.

Hoe ik weet wat medewerkers nodig hebben

Ik kan er redelijk snel achterkomen wat medewerkers nodig hebben om hun werk beter uit te voeren. Eén van deze manieren is door ze ronduit te vragen wat ze nodig hebben. Ze zullen dan zelf met antwoorden komen.

Maar niet iedere medewerker heeft het in zich om duidelijk te kunnen verwoorden wat hij of zij nodig heeft. Sommige medewerkers weten namelijk zelf niet wat ze nodig hebben. In dat geval luister ik gewoon naar ze als ze met mij of een andere collega praten.

Het is mij bijvoorbeeld een aantal keren overkomen dat een preventieassistent de uitspraak deed dat ze graag eens wat meer zekerheid wilde bij haar behandelingen. Dat was wat mij betreft een indirecte vraag om ‘supervisie’ van een mondhygiënist te ontvangen.

Patiënten snappen het soms niet!

16,juli,19

Patiënten snappen het soms gewoon niet

Toen ik als fysiotherapeut werkte, maakte ik mij vaak boos als patiënten therapieontrouw waren en hun oefeningen halfbakken uitvoerde.

Niet genoeg doordringen

Wat ik toen nog niet wist, was dat de patiënten waarschijnlijk het belang van de oefeningen niet genoeg inzagen. Ik wist ze in theorie wel uit te leggen wat de oefeningen deden, maar ik drong waarschijnlijk niet tot ze door.

Ver van mijn bed show

Nu denk ik dat ik vaak niet voldoende duidelijk ben geweest over het ‘waarom’ van het uitvoeren van oefeningen. Ik legde niet vaak genoeg de connectie tussen een verzwakte spiergroep en het dagelijks leven van een patiënt. Alhoewel het de patiënt zelf betrof, was mijn theoretische onderbouwing van een oefening vast een ‘ver van mijn bed show’ voor de patiënt zelf waardoor zij weinig waarde aan de oefeningen hechtten.

2 vragen voor tandartsen, mondhygiënisten en assistenten

Binnen de mondzorg krijgen patiënten vaak instructies over hoe zij bijvoorbeeld moeten poetsen en stokeren. De mondhygiënist, preventieassistent of tandarts weten haarfijn uit te leggen wat stokeren en poetsen doet, maar leggen zij wel altijd voldoende uit wat het voor een patiënt inhoudt als hij stokert of beter poetst?

Vandaar dat ik denk dat tandartsen, assistenten en mondhygiënisten zich altijd de volgende twee vragen zouden moeten stellen:

kan mijn patiënt mijn theoretisch verhaal in zijn of haar dagelijks leven plaatsen?
Is mijn verhaal herkenbaar genoeg voor de patiënt om er iets mee te doen?

Ik denk namelijk dat als het antwoord op deze twee vragen ‘JA’ is, de behandelaar nóg meer waarde aan de behandeling toevoegt bovenop de feitelijke behandeling.

Werken in shifts is niet vanzelfsprekend!

16,juli,19

Werken in shifts is niet vanzelfsprekend!

Over het werken in shifts hoef ik niet veel te zeggen. Het spreekt namelijk voor zich: jouw team werkt in ploegendiensten zodat jouw praktijk langer open kan blijven. Dit heeft een aantal voordelen, maar ook een aantal nadelen. In deze blog benoem ik het grootste voordeel én het grootste nadeel van het werken in shifts.

Het grootste voordeel van het werken in shifts

Het grootste voordeel van het werken in shifts, is ongetwijfeld dat de omzet van de praktijk toeneemt terwijl de service naar de patiënten toe kan nemen. In plaats van acht uren per dag open te zijn, is de praktijk opeens veertien of misschien wel zestien uur per dag open. Daardoor neemt de dagomzet toe, maar mogelijk ook de service naar de patiënten.

Het grootste nadeel van het werken in shifts

Het grootste nadeel van het werken in shifts, komt ongetwijfeld voor rekening van de medewerkers. Zij moeten bijna altijd méér dagen werken voor hetzelfde geld dan wanneer zij niet in shifts zouden werken. Als een medewerker een reguliere werkdag van acht uren per dag heeft, kan hij of zij namelijk nog maar 6 of 7 uren per dag werken als er in shifts gewerkt wordt. Daardoor zullen zij méér dagen moeten werken om aan hetzelfde aantal uren te komen. Dit laatste wordt met het onderstaande voorbeeld verduidelijkt.

Voorbeeld
Stel dat een tandartspraktijk open is van 07:00-22:00. Dan betekent dit dat er waarschijnlijk twee shifts per dag werkzaam zullen zijn. Als de werktijd tussen de shifts eerlijk is verdeeld, dan betekent dit dat iedere shift maar 7 uur per dag kan duren. De eerste shift is bijvoorbeeld van 07:00-14:30 zodat de medewerkers 7 uur werken en 30 minuten pauze hebben. De tweede shift start dan waarschijnlijk om 14:30 en stopt om 22:00. Daardoor hebben de medewerkers van de tweede shift ook 7 uur gewerkt met een pauze van 30 minuten tussendoor.

Het werken in shifts kan juist aantrekkelijk zijn voor medewerkers

Ondanks de extreme voor- of nadelen, biedt het werken in shifts voor sommige medewerkers juist een oplossing doordat zij bijvoorbeeld de mogelijkheid hebben om hun kinderen van school op te halen. Voor andere medewerkers is het werken in shifts juist een zodanige verstoring van hun privéleven dat zij liever in een andere praktijk werken waarin zij niet in shifts hoeven te werken.

Roken tijdens de koffiepauze

20,maart,18

Als een behandelaar tijdens de koffiepauze rookt, dan zullen zijn of haar patiënten dat merken. Een rookwalm verdwijnt namelijk niet binnen 15 minuten. Daarnaast is de kans groot dat de patiënten hem of haar naast de praktijk zien roken.
Het heeft alleen nadelen als patiënten weten dat hij of zij rookt. Het grootste nadeel is dat het advies over roken minder serieus genomen zal worden.

Praktijkhouders kunnen hun medewerkers niet verbieden om tijdens hun pauze te roken, maar ze kunnen ze wel ontmoedigen.

Lees hier hoe zij dit kunnen doen!

Deze inhoud van deze blog is afkomstig uit de cursus: marketing binnen de mondzorg. Schrijf je onderaan deze pagina in voor de nieuwsbrief om meer informatie over de cursus te ontvangen!

Nadelig effect op de patiëntbeleving

Het heeft twee nadelen als jouw patiënten weten dat jij of jouw assistent rookt. Het eerste nadeel is dat zij jou minder serieus zullen nemen als jij het hebt over de invloed van roken op de mondgezondheid. Het tweede nadeel is dat jouw patiënten gedwongen worden om jouw rooklucht in te ademen als ze in de stoel liggen.

Wat kun jij eraan doen?

Jij kunt jouw medewerkers niet verbieden om tijdens hun pauze te roken. Maar jij kunt ze wel verbieden om dat te doen in hun werkkleding. Als zij niet in hun werkkleding mogen roken, dan betekent dit dat zij zich eerst zullen moeten verkleden alvorens zij naar buiten gaan om te roken.

Verplicht verkleden

De tijdsinvestering die het verkleden met zich meebrengt, zal een aantal van jouw medewerkers ervan weerhouden om tijdens de koffiepauze te roken. Zij zullen zich namelijk binnen een kwartier moeten verkleden, koffie drinken, roken en zich dan weer omkleden. Technisch gezien is dit mogelijk, maar het is relatief intensief.
Een voordeel dat het verplicht omkleden met zich meebrengt, is dat er een minder sterke rookwalm om de medewerkers heen zal hangen.

In gesprek gaan

Afgezien van het bovenstaande kun jij er ook voor kiezen om simpelweg met de medewerkers in gesprek te gaan. Jij zou ze erop kunnen wijzen dat ze niet representatief zijn als ze naar rook ruiken. Het representatief overkomen hoort in de meeste gevallen bij de functieomschrijving van de medewerkers van een mondzorgpraktijk.

De verschillende werkwijzen van wervingsbureaus binnen de mondzorg

29,juni,17

Het werven van tandartsen en mondhygiënisten via een wervingsbureau is relatief duur, maar kent veel voordelen. Het grootste voordeel is dat een wervingsbureau veel meer werkzoekende assistenten, mondhygiënisten en tandartsen kan bereiken dan u. Hierdoor verloopt de werving vaak veel sneller dan wanneer u dit zelf zou doen.

Als u overweegt om met een wervingsbureau in zee te gaan, is het belangrijk om de antwoorden op de onderstaande drie vragen te hebben alvorens u een overeenkomst aangaat:

Werken de recruiters uitsluitend via het internet of kennen zij de kandidaten persoonlijk?
Biedt het wervingsbureau een no-cure no-pay garantie op de bemiddeling?
Hoe goed vertalen de recruiters van het wervingsbureau uw aanvraag in een vacaturetekst?

Biedt het wervingsbureau enige garantie?

Soms biedt een wervingsbureau garantie op de bemiddeling. Dit houdt in dat het wervingsbureau alleen een vergoeding van u als praktijkhouder vraagt als zij een succesvolle werving én plaatsing weet te realiseren.
Dit betekent dat als een medewerker wel bij u in dienst treedt, maar relatief snel vertrekt, het wervingsbureau kosteloos naar een andere medewerker voor u op zoek gaat mits de oorzaak van het vertrek niet aan u te wijten is.

Werken de recruiters uitsluitend via het internet of kennen zij de kandidaten persoonlijk?

Er is een aantal wervingsbureaus dat ervoor kiest om geen face-to-face kennismaking tussen enerzijds hun recruiters en anderzijds hun kandidaten en opdrachtgevers (praktijkhouders) tot stand te laten komen. Zij werken uitsluitend telefonisch en via het internet.

Daarentegen is er (gelukkig) ook een aantal wervingsbureaus dat ervoor kiest om alleen kandidaten in hun bestand op te nemen met wie hun recruiters persoonlijk kennis hebben gemaakt. Beide werkwijzen kennen zowel voordelen als nadelen.

Het grootste voordeel van een wervingsbureau dat alleen via het internet en telefonisch werkt is dat zij vaak sneller kandidaten kunnen aandragen dan een wervingsbureau dat alleen kandidaten aandraagt met wie hun recruiters een face-to-face gesprek hebben gevoerd.

Het grootste voordeel van een wervingsbureau, waarvan de recruiters de kandidaten persoonlijk kennen, is dat de aangedragen kandidaten vaker matchen met de vacatures.

Hoe goed vertalen de recruiters van het wervingsbureau uw aanvraag in een vacaturetekst?

Als een wervingsbureau een kandidaat aan u voorstelt die niet bij uw vacature aansluit, loopt u het risico dat zowel u als de kandidaat jullie tijd verspillen.
Vandaar dat het belangrijk is dat u een positief gevoel heeft over de mate waarin de recruiters uw wervingsvraag in een concrete vacaturetekst zullen vertalen. Het is daarom verstandig om eerst een concept vacaturetekst bij het wervingsbureau op te vragen alvorens u een overeenkomst met ze afsluit.

Welk wervingsbureau past bij mijn wervingsvraag?

Doordat iedere wervingsvraag uniek is, is het niet mogelijk om zonder een gedegen onderzoek vast te stellen welk wervingsbureau het meest geschikt zal zijn om uw vacature op te vullen. Vandaar dat het verstandig is om met zoveel mogelijk wervingsbureaus contact op te nemen zodat u hun werkwijzen ten opzichte van elkaar kunt vergelijken.

Bovendien kan het ook zeer nuttig zijn om de ervaringen van uw collega’s of het advies van anderen mee te laten wegen bij het selecteren van een wervingsbureau. U kunt bijvoorbeeld het contactformulier onderaan deze pagina invullen om een telefonisch gesprek met ons aan te vragen. Tijdens het gesprek zullen wij u zo goed mogelijk adviseren over welk wervingsbureau het best bij uw wervingsvraag zal passen.