fbpx
Geef jouw medewerkers de ruimte om ‘NEE’ te zeggen!

Geef jouw medewerkers de ruimte om ‘NEE’ te zeggen!

Geef medewerkers de ruimte om ‘NEE’ te zeggen!

Het is als persoon al moeilijk genoeg om ‘nee’ te zeggen. En wanneer er ook nog eens sprake is van een hiërarchische verhouding, kan het nóg moeilijker zijn om ‘NEE’ te zeggen.

Vandaar dat het voor een praktijkmanager belangrijk is om te investeren in een veilige omgeving voor de medewerkers van de praktijk zodat zij ‘NEE’ durven te zeggen.

Ruimte om ‘NEE’ te zeggen

Maar er is méér nodig dan een veilige omgeving om medewerkers ‘NEE’ te durven laten zeggen. Ze hebben ook ruimte nodig om ‘NEE’ te kunnen zeggen.  Ruimte betekent dat zij geen druk ervaren om ‘JA’ te zeggen vanwege bijvoorbeeld de werkdruk.

Druk ervaren om ‘JA’ te zeggen

Het ervaren van druk om ‘JA’ te zeggen in plaats van ‘NEE’, komt best vaak voor. Dit is zeker het geval als patiëntbehandelingen in het geding komen als een medewerker ‘NEE’ zegt. Hierbij kan men bijvoorbeeld denken aan medewerkers die extra komen werken omdat de agenda’s overvol zijn en zij zich verantwoordelijk voelen voor de behandelingen van de patiënten.

Extra werken

Iedere keer als een medewerker extra komt werken, wordt er als het ware een ‘aanslag’ gepleegd op de vrije tijd van een medewerker. De mate waarin de medewerker dit als een ‘aanslag’ ervaart verschilt uiteraard van medewerker tot medewerker.
Maar als er vaak genoeg aan een medewerker gevraagd wordt om extra te werken, en de medewerker altijd ‘JA’ zegt, zal hij of zij daar op een gegeven moment onder lijden met alle negatieve gevolgen van dien.

Vandaar dat het voor een medewerker belangrijk is om niet alleen een veilige omgeving te hebben, maar ook voldoende ruimte (lees: geen druk ervaren om ‘JA’ te zeggen) om ‘NEE’ te kunnen zeggen. Dit is niet alleen ‘gezond’ voor de medewerker, maar ook een teken van goed werkgeverschap vanuit de praktijkmanager.

2 redenen waarom het belangrijk is om fouten toe te geven!

2 redenen waarom het belangrijk is om fouten toe te geven!

2 redenen waarom het belangrijk is om fouten toe te geven!

Wat is mooier dan jouw eigen fouten durven toe te geven zodat je zelf verder kan groeien? Niets toch? Toch is dit voor sommige managers en praktijkhouder taboe. Deze managers of praktijkhouders proberen dan hun ‘schuld’ af te wenden op externe omstandigheden of op collega’s. Er zijn twee redenen waarom dat jammer is.

Reden 1: verder groeien!

De eerste reden is dat zij zichzelf de kans ontnemen om verder te groeien. Ik denk namelijk dat als je een fout hebt gemaakt, je er pas volledig van kan leren als je de schuld op je neemt en het bespreekbaar maakt met jouw team. Op het moment waarop je het bespreekbaar maakt, krijg je niet alleen feedback van jouw teamleden, maar ook andere inzichten. En de combinatie van nieuwe inzichten en feedback maakt dat je groeit. Althans, dat is bij mij het geval.

Reden 2: de vertrouwensband met jouw team!

De tweede reden is dat je de vertrouwensband met jouw team niet versterkt en misschien wel schaadt. Hoe kan een medewerker jou namelijk nog vertrouwen als je hem de schuld geeft van een fout die jij hebt gemaakt? Niet toch….?

Dus ik denk dat als je als praktijkmanager een fout maakt, je dat ook toe moet geven en het bespreekbaar moet maken zodat je ervan kan leren en ervan kan groeien.

Jouw salaris is niet belangrijk!

Jouw salaris is niet belangrijk!

Jouw salaris is niet belangrijk!

Iedereen weet dat er belangrijkere dingen zijn dan geld. Afgezien van jouw salaris zijn er bijvoorbeeld andere arbeidsvoorwaarden die minstens even belangrijk zijn. Hieronder zijn twee arbeidsvoorwaarden opgenomen die mijns inziens net zo belangrijk zijn als jouw salaris.

Belangrijke arbeidsvoorwaarde 1: vakanties opnemen

Het is wettelijk bepaald dat je vakantieuren opbouwt. Wat in mindere mate gereguleerd is, is de mogelijkheid om vakanties op te nemen wanneer dat jou uitkomt. Een werkgever mag namelijk vakantieaanvragen afkeuren mits hij daar gegronde redenen voor heeft.

Binnen tandartspraktijken kan het opnemen van vakanties weleens problemen opleveren. Als een assistent bijvoorbeeld in maart op vakantie wilt gaan en de tandarts in juni, kan er een conflict ontstaan.

Vandaar dat het een belangrijke arbeidsvoorwaarde kan zijn als je in jouw arbeidsovereenkomst kan laten vastleggen dat je vakanties kan opnemen in periodes die jou het beste uitkomen. Hierbij kan je denken aan bijvoorbeeld schoolvakanties .

Belangrijke arbeidsvoorwaarde 2: werktijden

Als je ergens begint te werken, kan het zijn dat de werktijden precies overeenkomen met wat past bij jouw persoonlijke situatie. In de loop der jaren kan het zijn dat jouw persoonlijke situatie verandert of dat de praktijkhouder ervoor kiest om de openingstijden van de praktijk aan te passen. Daardoor kan de situatie ontstaan dat jouw werktijden niet meer bij jouw persoonlijke situatie passen.

Het is gebruikelijk dat de werktijden van een medewerker in een arbeidsovereenkomst zijn vastgelegd. Dit is vooral het geval als er gebruik wordt gemaakt van standaardarbeidsovereenkomst van bijvoorbeeld het KNMT.

Dit betekent echter niet dat het verplicht is om de werktijden op die wijze in een overeenkomst op te nemen. Een praktijkhouder en de medewerker kunnen er ook voor kiezen om de werktijden niet te benoemen, maar alleen het aantal afgesproken werkuren per week.

Bij het aangaan van een arbeidsovereenkomst kan het daarom verstandig zijn om juist wél of juist niet aan te dringen op het vastleggen van arbeidstijden.

TIP: arbeidsvoorwaarden kunnen veranderen

Het is geen gegeven dat arbeidsvoorwaarden eeuwigdurend zijn. Als jij of de praktijkhouder niet tevreden zijn over de arbeidsvoorwaarden die zijn afgesproken, mogen jullie deze wijzigen. Dit kan eenvoudig gedaan worden middels een addendum mits jullie het allebei eens zijn over de wijzigingen. Arbeidsvoorwaarden kunnen overigens ook gewijzigd worden als er zwaarwegende belangen zijn vanuit de werkgever of vanuit de werknemer.

Waarom ik tandartsassistenten disproportioneel veel vertrouwen geef

Waarom ik tandartsassistenten disproportioneel veel vertrouwen geef

Waarom ik tandartsassistenten disproportioneel veel vertrouwen geef

Als tandartsassistenten niets méér zouden doen dan wat er in hun functieomschrijving staat, zou ik als interim-praktijkmanager een hele moeilijke, drukke en bijna onmogelijke baan hebben.

Soms voeren assistenten namelijk ad-hoc taken uit die niet eens lijken op de taken die in hun functieomschrijving staan, maar die wel broodnodig uitgevoerd moeten worden. Het verhelpen van een storing van de thermodesinfector tijdens de lunch is hier een voorbeeld van.

Ik zie niet alles wat de medewerkers ‘extra’ doen

Vandaar dat ik er altijd zoveel mogelijk voor zorg dat zij weten dat ik ze waardeer en dat ik blij ben met ze. Dat is ongeacht het feit of ik heb gezien dat ze een ‘extra’ taak uitvoeren of niet. Ik ben mij er namelijk van bewust dat ik de meeste ‘extra’ uitgevoerde taken niet zie.

2 manieren om mijn dankbaarheid te tonen

Ik laat ze op twee manieren weten dat ik blij ben met ze. De eerste manier is dat ik mijn dankbaarheid uitspreek. De tweede manier is dat ik ze disproportioneel veel vertrouwen geef. Mijn assistenten weten immers dat ik ze vertrouw totdat het is gebleken dat het vertrouwen structureel misplaatst is.

Veel vertrouwen geven past bij mij

Ik besef mij dat het geven van disproportioneel veel vertrouwen niet voor iedere praktijkmanager is weggelegd, maar voor mij als persoon en als interim-praktijkmanager voelt het wel goed om te doen. Ik weet namelijk dat het past bij mijn natuurlijke houding.

Sommige mensen kunnen beter géén functioneringsgesprekken houden!

Sommige mensen kunnen beter géén functioneringsgesprekken houden!

Als de onderstaande beweringen op jou van toepassing zijn, kan je beter géén functioneringsgesprek houden.

Je kan dan beter een goed gesprek met jouw medewerker voeren en daar een verslag van maken. Zo’n verslag is vaak meer waard dan het verslag van een slecht functioneringsgesprek.

Bewering 1: je ziet een functioneringsgesprek als een last in plaats van een kans;

Bewering 2: je bereidt je last-minute voor op een functioneringsgesprek.

Bewering 1: het functioneringsgesprek is een last

Als je een functioneringsgesprek als een last ervaart, kan je het beter overslaan. De kans bestaat dan namelijk dat je het als een rituele paringsdans beschouwt. Zo’n paringsdans wil je in principe zo snel mogelijk achter de rug hebben. Daarnaast wil je zeker ook niet vastzitten aan vervelende verbeterplannen met lastige evaluatiemomenten.

Bewering 2: niet investeren in een degelijke voorbereiding

Als je niet bereid bent om te investeren in de voorbereiding van een functioneringsgesprek, kan je het beter overslaan. Een functioneringsgesprek bereid je namelijk een heel jaar lang voor. Dit doe je door de medewerker continu feedback te geven over zijn of haar handelen. De feedback, die je dus in het verleden hebt gegeven, vormt het grootste deel van de inhoud van een functioneringsgesprek.

Als je het functioneringsgesprek niet tijdig voorbereidt, bestaat de kans dat je de medewerker onbewust afbrandt zónder dat daar een aanleiding voor is. Je gebruikt dan bijvoorbeeld kleine verbeterpunten uit het functioneren van de medewerker als reden waarom hij of zij niet goed functioneert terwijl je alles wat wél goed ging niet benoemt. Wellicht is het overbodig om te benoemen, maar als dit gebeurt kan het echt rampzalig zijn voor de relatie tussen de medewerker en de praktijkmanager of praktijkhouder.

Wat zou je wel kunnen doen?

Stel dat je géén functioneringsgesprek houdt, dan betekent het niet dat je niets moet of kan doen. Je kan ervoor kiezen om een diepgaand gesprek met jouw medewerker te houden. Een gesprek waarbij zijn ervaringen in jouw praktijk centraal staan. In hetzelfde gesprek komen jouw ervaringen met dat van de medewerker ook ter sprake.

Na het gesprek kan je een verslag samenstellen van wat jullie besproken en uitgesproken hebben. Zo’n verslag is vaak meer waard dan het verslag van een slecht functioneringsgesprek.

Wijs sollicitanten direct af!

Wijs sollicitanten direct af!

Er kunnen drie soorten sollicitanten reageren op een vacature. De eerste soort is geschikt om bij jou in de praktijk te werken, de tweede soort is misschien geschikt en de derde soort is zeker niet geschikt.

Iedere praktijkmanager herkent de derde soort direct. Stuur ze onmiddellijk een standaard afwijzingsmail zodra je hun cv en/of motivatiebrief hebt gelezen. Dit maakt het selectieproces in een latere fase gemakkelijker. Je hoeft je dan alleen nog maar te focussen op de eerste en tweede soort sollicitant!

 

Bekijk hieronder een voorbeeld van een afwijzingsmail!

 

Geachte heer/mevrouw xxxx,

Hartelijk dank voor uw sollicitatie naar de functie van (naam functie). Ik heb uw sollicitatie in behandeling genomen en ik ben van mening dat uw profiel niet voldoende aansluit bij het profiel dat in de vacaturetekst opgenomen is.

Vandaar dat wij de sollicitatieprocedure niet met u verder voort zullen zetten. Ik zou u namens (naam praktijk) willen bedanken voor de inspanning die u geleverd heeft om naar de betreffende functie te solliciteren. Ik wens u veel succes bij het voortzetten van uw carrière.

 

Met vriendelijke groet,

 

Reguliere e-mail handtekening