Dit is de reden waarom ik geen fan ben van time-management

Sommige mensen weten dat ik geen fan van time-management ben. Ik heb mij jaren gelden verdiept in dit onderwerp omdat ik toen een ‘echt’ drukke baan had. Ik werkte in de thuiszorg als teammanager en alle communicatie ging via de e-mail of briefpost. Dat is gewoon killing tijdsbesteding in het algemeen.

Waarom werkt time-management niet?

Allereerst is time-management iets uit het midden van de vorige eeuw, dat nu nog een soort van nasleep lijkt te hebben. En ik snap best dat mensen zich nog steeds in time-management verdiepen omdat het een goed gevoel geeft om te denken dat je ‘in control’ van jouw tijd bent. Maar dat is nooit zo geweest. Je bent alleen maar in control van jezelf. En dat is voor sommige mensen al een uitdaging.

Niet reageren op verstoringen is een slecht idee

Toen time-management echt ‘booming’ was, bestonden er geen mobieltjes en was het internet niet toegankelijk voor veel mensen. Je kon je echt focussen op 1 ding te gelijk. Dat deed je dan in je eigen coconnetje op kantoor. Maar dat is nu niet meer zo. Nu trilt jouw horloge al als je bijvoorbeeld een mailtje binnenkrijgt.

Niet reageren op verstoringen is een slecht idee

Als je bijvoorbeeld jouw agenda hebt afgeblokt om iets administratiefs te doen, zal er vast en zeker iets gebeuren waarop je moet reageren. En als je ervoor kiest om niet te reageren, gaat het ten koste van iets anders. En dat gaat je op een later moment veel meer tijd kosten dan als je wel had gereageerd. Dat is bijna altijd zo.

Voorbeeld

Stel dat je lekker bezig bent met het corrigeren van afgewezen declaraties en een medewerker belt jou op. Neem je dan op of niet? Nou… ik neem altijd op omdat een medewerker niet belt om te vragen hoe het met me gaat. Die belt altijd met een reden.

Dus als ik niet opneem, dan zal ik op een later moment geconfronteerd worden met datgene wat de medewerker te vertellen heeft. Hetzij dat ik mijn voicemail moet afluisteren en dan moet terugbellen óf ik moet terugbellen. Maar netto zal het mij altijd meer tijd kosten dan wanneer ik wel had opgenomen.

In het ergste geval belt een medewerker mij op om zich voor de volgende dag ziek te melden. En als ik dan niet opneemt, heb ik op een later moment een veel groter probleem omdat ik dan minder tijd hebt om in te spelen op zijn ziekmelding.

Agenda afblokken

Ik kan er natuurlijk aan denken om blokken te plannen die niet zo lang duren, zodat ik steeds een beetje werk verzet en kan reageren op andere dingen. Dus dat ik in 4 niet aaneengesloten kwartieren afgekeurde declaraties verwerk bijvoorbeeld. 

Opstarttijd

Maar een algemene regel binnen het ‘time-management gebeuren’, is dat het langer duurt om een taak gedaan te krijgen als je het in kleine delen opdeelt.

De reden hiervoor is dat je opstarttijd nodig hebt. Dus je moet in dit voorbeeld dan steeds jouw declaratieportaal openen, uitzoeken waar je bent gebleven, jouw patiëntenadministratieprogramma opstarten, patiënt opzoeken, etc.

En daar komt dan ook bij dat je achter al die andere dingen aan moet gaan, waar je niet op hebt gereageerd tijdens het kwartiertje dat je in jouw coconnetje zat.

Alternatief voor time-management

Maar gelukkig is er een alternatief voor time-management, namelijk: “het managen van jezelf”. Dus dat betekent dat je de juiste prioriteit geeft aan wat je moet doen. En daar betstaat er helaas geen handboek voor. Althans niet voor mij, want ik ben nou eenmaal te complex om samen te vatten in een handboek en jij waarschijnlijk ook.