Iedere praktijkhouder heeft zijn praktijkmanager (on)bewust bevoegdheden verleend. Als hij dit niet gedaan zou hebben, zou zijn praktijkmanager niet zelfstandig kunnen functioneren. Het is echter wel belangrijk dat de bevoegdheden in een mandaat worden verwerkt.
Voor een praktijkhouder kan het echter complex en tijdrovend zijn om een functioneel mandaat voor zijn praktijkmanager op te stellen. Door de volgende vier stappen te doorlopen kan hij dit gelukkig op een relatief eenvoudige wijze doen!
Stap 1: inventariseer de huidige bevoegdheden van de praktijkmanager
Vóórdat de praktijkhouder en de praktijkmanager overgaan tot het opstellen van een mandaat, doen zij er goed aan om de huidige bevoegdheden van de praktijkmanager te inventariseren.
De inventarisatie kan het best plaatsvinden in een één op één gesprek tussen de praktijkhouder en de praktijkmanager. Het doel van de inventarisatie is dat de praktijkhouder een basis creëert voor het opstellen van een nieuw mandaat.
Stap 2: onderzoek welke bevoegdheden toegevoegd of aangepast moeten worden
De tweede stap is om aan de hand van de inventarisatie te bepalen welke bevoegdheden ontbreken. Een effectieve methode hiervoor is om een aantal lastige casussen uit de praktijk als leidraad te gebruiken.
De praktijkmanager en de praktijkhouder kunnen zich per casus de volgende vraag stellen: “Met welke extra bevoegdheden had de praktijkmanager de casus effectiever kunnen oplossen?”.
De antwoorden op deze vraag geven een goede indicatie voor welke bevoegdheden aan het nieuwe mandaat van de praktijkmanager toegevoegd zouden moeten worden.
Stap 3: verwerk de nieuwe bevoegdheden in een mandaat
Wanneer de praktijkhouder en de praktijkmanager hebben bepaald welke bevoegdheden in het mandaat opgenomen zullen worden, doen zij er goed aan om de bevoegdheden in een mandaat te verwerken. Er is een aantal voorwaarden waar een mandaat aan dient te voldoen om het effectief te laten zijn.
De belangrijkste voorwaarde is dat de omschrijving van de bevoegdheden niet teveel ruimte voor interpretatie overlaat. Hierdoor creëert de praktijkhouder een bepaalde mate van controle over de beslissingen die de praktijkmanager neemt. Het is immers de praktijkhouder die aansprakelijk blijft voor de beslissingen die de praktijkmanager binnen zijn mandaat neemt.
Stap 4: maak het nieuwe mandaat aan het team bekend
Wanneer een nieuw mandaat voor een praktijkmanager is samengesteld, dient de inhoud van het mandaat direct aan de medewerkers van de praktijk bekend gemaakt te worden.
Er zijn twee manieren die zich hier het best voor lenen. De eerste manier is dat de praktijkhouder zijn medewerkers tijdens een officiële vergadering inlicht.
De tweede manier is dat hij het mandaat puntsgewijs in een memo samenvat en samen met een begeleidende brief in de postvakken van de medewerkers legt én eventueel op het prikbord bevestigt.
