Soms is de rek uit een team

Als interim-praktijkmanager kom ik in verschillende situaties terecht. Ik zie bijvoorbeeld weleens dat de medewerkers het gevoel hebben dat ze hard werken, maar ze dat praktisch gezien niet doen. Dat betekent niet dat ze lui of onwelwillend zijn, maar het betekent wel dat er een probleem is.

Ik heb bijvoorbeeld meegemaakt dat ‘de rek’ uit een team was waardoor het bovenstaande ontstond. Als de rek uit een team is, betekent het dat de medewerkers als het ware oververmoeid zijn. Ik heb dit een keertje meegemaakt bij een team waarvan de manager in verzuim raakte.

Hoe ziet het eruit als de ‘rek’ eruit is?

Toen de manager in verzuim raakte, was het helaas aan het team om ook háár rol te vervullen. Zij hadden allerlei neventaken op zich genomen om de praktijk goed te laten blijven draaien. Zij hadden extra taken gekregen.

Het resultaat daarvan was dat de teamleden op een gegeven moment aan het ‘overleven’ waren. Dat betekent dat ze eigenlijk vanuit zelfbescherming geen extra dingen deden, hoe klein dan ook. Ze deden exact datgene wat nodig was om hun basistaken goed uit te voeren én om ervoor te zorgen dat de praktijk niet omviel. Maar dat betekende wel dat ze op andere gebieden helemaal niets meer deden.

Extra werkzaamheden vervielen

Eén van de medewerkers was verantwoordelijk voor het plaatsen van de bestellingen van het kleingoedmateriaal. Zij zou normaliter op zoek gaan naar waar ze de artikelen het goedkoopst zou kunnen bestellen, maar nu deed ze dat niet meer. Nu plaatste zij de bestellingen bij de leverancier waarvan ze wist dat die alles altijd wel op voorraad had. Dat deed zij niet uit onverschilligheid, maar vanuit de gedachte dat ze er zo min mogelijk werk aan wilde hebben. Zij had voor haar gevoel namelijk al teveel werk.

De rek kwam er uiteindelijk weer in

In dit team is ‘de rek’ er uiteindelijk weer ingekomen nádat ik de managementtaken tijdelijk op mij nam zodat ze op adem konden komen. Zij konden hun werk weer verrichten zoals zij gewend waren om te doen. Dat gaf ze niet alleen een gevoel van voldoening, maar ook het gevoel dat ze gesteund werden door zowel de praktijkhouder als door mij. De praktijkhouder steunde hen namelijk door mij in te zetten en ik steunde ze door taken over te nemen.

De transitie naar de permanente manager

Nádat het team weer enigszins op adem was gekomen, was het tijd om een transitie naar de voormalige (permanente) manager te maken. Deze was inmiddels aan het re-integreren.

Voor de re-integrerende manager was er zowel qua werkzaamheden als teamsfeer veel veranderd. Maar dat kan natuurlijk niet anders, gezien hetgeen heeft plaatsgevonden. Doordat de teamleden heel veel zelf moesten doen en doordat ik de werkprocessen in de praktijk had geoptimaliseerd, zijn er veel veranderingen op deze twee gebieden opgetreden.

De grootste verandering was de meest positieve

De grootste verandering was gelukkig ook meteen de meest positieve. Deze was namelijk dat de medewerkers meer zelfvertrouwen hadden gekregen doordat ze inzagen hoeveel werk ze konden verzetten en hoe ‘onafhankelijk’ ze hebben weten te werken tijdens het verzuim van de permanente manager.