Efficiëntie | DCManagement

Een goede praktijkmanager neemt kopzorgen weg!

10,juli,22

Het bestaansrecht van praktijkmanagers is vooral het verminderen van kopzorgen bij praktijkhouders. Een goede praktijkmanager doet namelijk twee belangrijke dingen. Het eerste is dat hij of zij de praktijkhouder ontlast met het uitvoeren van dagelijkse taken. Het tweede is dat hij of zij de praktijkhouder helpt om de toekomst in te kijken. Dat laatste zorgt ervoor dat praktijkhouders minder kopzorgen ervaren.

De toekomst inkijken

Wat ik bedoel met het ‘toekomst inkijken’, is dat er prognoses, plannen en scenario’s worden gemaakt van o.a.:

De financiële situatie van de praktijk;
het personeelsverloop;
de groei van het patiëntenbestand;

Scenario’s uitwerken

Wanneer een goede praktijkmanager de bovenstaande scenario’s weet uit te werken, neemt dat een hoop onzekerheid weg voor een praktijkhouder. En dat uit zich in minder kopzorgen. Er bestaat immers een gedegen plan voor hoe te handelen bij gunstige en minder gunstige scenario’s.

Het probleem is echter dat de meeste praktijkmanagers niet in staat zijn om gedegen scenario’s en prognoses te maken. Het kan ze enerzijds ontbreken aan een solide kennisbasis of anderzijds aan werkervaring binnen de mondzorg.

De juiste kennis en vaardigheden

Als ik naar mijzelf kijk, kan ik vanuit mijn 2 managementopleidingen (waaronder een MBA) gedegen prognoses en scenario’s maken. Daarnaast werk ik sinds 2013 als interim-manager binnen de mondzorg waardoor ik de ritmes van het werkveld ken. Vanuit die basis kan ik realistische en gedegen scenario’s en prognoses maken waardoor bijvoorbeeld begrotingen altijd overeenkomen met de realiteit.

Kopzorgen veroorzaken

Wanneer een praktijkmanager niet over de juiste theoretische basis beschikt, ontstaat er helaas ongelukjes. Deze ongelukken vertalen zich in de vorm van prognoses die niet uitkomen waardoor er financiële problemen ontstaan of een niet optimale personeelsbezetting. In dat geval veroorzaakt een praktijkmanager juist kopzorgen in plaats van dat hij of zij ze wegneemt.

Over mondgezondheid kan ik niet meepraten, maar ik kan behandelaren wel faciliteren

26,oktober,20

Ik heb vroeger als fysiotherapeut gewerkt. En vanuit mijn ervaring als fysiotherapeut weet ik hoe belangrijk het is om niet een symptoom te bestrijden, maar om naar de kern van een probleem te gaan en dat aan te pakken. En wat ik daarmee bedoel, is dat ik mij als fysiotherapeut focuste op de factoren die het probleem in stand houden of voor een recidief kunnen zorgen.

Ik ben een “asset” voor behandelaren

Nu ben ik een interim-manager en ik werk vooral in mondzorgpraktijken. Doordat ik bij wil dragen aan de mondgezondheid van patiënten, maar dat praktisch niet kan, ben ik als het ware een supporter van de behandelaren. Ik ben één van hun “assets”. En daarmee bedoel ik dat ik er ben om hen te faciliteren bij het zo goed mogelijk uitvoeren van hun werk.

Informatiemateriaal

Als ik bijvoorbeeld van een mondhygiënist hoort dat hij of zij wat meer informatiemateriaal wenst te hebben om patiënten beter te kunnen informeren, dan zorg ik ervoor dat hij of zij dat krijgt. Of als ik hoor dat hij of zij de beschikking wilt hebben over een ander merk ragers, ga ik onderzoeken of dat mogelijk is.

En de reden waarom ik dat doe, is omdat ik weet dat zij het informatiemateriaal en de ragers nodig hebben om hun werk beter uit te kunnen voeren.

Intercollegiale overleggen

Maar afgezien van het aanschaffen van spullen, kan het ook zijn dat behandelaren behoefte hebben aan intercollegiaal overleg met tandartsen of ander mondhygiënisten uit de regio. Als manager zie ik het als één van mijn taken om dat te realiseren. En daarmee bedoel ik dat ik ervoor moet zorgen dat de overleggen tot stand komen. Ik trek echter wel de grens bij de inhoud van de overleggen. Daar bemoei ik mij niet mee omdat ik zelf geen behandelaar ben.

Hoe ik weet wat medewerkers nodig hebben

Ik kan er redelijk snel achterkomen wat medewerkers nodig hebben om hun werk beter uit te voeren. Eén van deze manieren is door ze ronduit te vragen wat ze nodig hebben. Ze zullen dan zelf met antwoorden komen.

Maar niet iedere medewerker heeft het in zich om duidelijk te kunnen verwoorden wat hij of zij nodig heeft. Sommige medewerkers weten namelijk zelf niet wat ze nodig hebben. In dat geval luister ik gewoon naar ze als ze met mij of een andere collega praten.

Het is mij bijvoorbeeld een aantal keren overkomen dat een preventieassistent de uitspraak deed dat ze graag eens wat meer zekerheid wilde bij haar behandelingen. Dat was wat mij betreft een indirecte vraag om ‘supervisie’ van een mondhygiënist te ontvangen.