De medewerkers van een tandartspraktijk dienen bijna in ‘real-time’ geïnformeerd te worden over de veranderingen in hun praktijk.
Als een patiënt bijvoorbeeld in de behandelkamer hoort dat er zojuist een nieuwe mondhygiënist is aangenomen, moet dit ook bekend zijn bij de baliemedewerkers. Als dit niet het geval is, kan er een gênante situatie ontstaan tussen de baliemedewerkers en de patiënt. Daarnaast kan een gebrek aan informatieverspreiding ook leiden tot frustratie en onbegrip tussen de medewerkers en de praktijkhouder.
Communicatiekanalen
Als een praktijkhouder dit soort gênante situaties wilt voorkomen, zal hij zijn medewerkers veelvuldig en accuraat moeten informeren over wat er in de praktijk gebeurt.
Om zijn medewerkers te informeren zal hij gebruik moeten maken van communicatiekanalen. De onderstaande communicatiekanalen worden relatief veel toegepast binnen tandartspraktijken. Klik op één van de communicatiekanalen om er meer over te lezen!
Sommige praktijkhouders kiezen ervoor om een mailinglijst met de emailadressen van hun medewerkers samen te stellen. De mailinglijst gebruiken zij om bijvoorbeeld de notulen van een vergadering te verspreiden. Het voordeel van dit communicatiekanaal is dat er veel informatie in één keer verspreid kan worden. Het nadeel is dat niet iedere medewerker zijn emails frequent leest. Hierdoor kan het voorkomen dat de medewerkers zichzelf niet op tijd informeren over eventuele veranderingen in de praktijk.
Morning huddle
Een morning huddle is op zich geen communicatiekanaal, maar een overlegvorm. Het kan omschreven worden als een zeer korte vergadering die in de ochtend plaatsvindt vóórdat de eerste patiënten naar de behandelkamers worden geleid.
De morning huddle is uitermate geschikt om de bijzonderheden op een dag te bespreken. Als er bijvoorbeeld wijzigingen in de agenda’s zijn opgetreden, door de afwezigheid van een collega wegens ziekte, kan dat tijdens de morning huddle worden bekendgemaakt.
Memo's
Het plaatsen van memo’s in de postvakjes én op een mededelingenbord is een zeer effectieve manier om informatie te verspreiden. Het nadeel van dit communicatiekanaal is dat het verspreiden van een bericht relatief veel tijd kost. De praktijkhouder moet de memo namelijk niet alleen samenstellen, maar ook in de postvakken van de medewerkers leggen en op het mededelingenbord plaatsen.
Face-2-face
Het face-2-face verspreiden van informatie is wellicht de meest gebruikte manier om informatie tussen de medewerkers van een tandartspraktijk te verspreiden. Het nadeel hiervan is echter dat de informatie niet altijd goed overkomt of wordt onthouden. Een ander nadeel is dat iedere medewerker persoonlijk moet worden benaderd. Als een medewerker een lange tijd afwezig is (bijvoorbeeld vanwege zwangerschapsverlof), is de kans groot dat zij de verspreide informatie niet (of te laat) zal ontvangen.
In steeds meer praktijken wordt een WhatsAppgroep tussen de medewerkers en de praktijkhouder aangemaakt. Het voordeel hiervan is dat veel mensen in een korte tijd van informatie voorzien kunnen worden. Het nadeel van dit communicatiekanaal is dat het lezen en schrijven van lange stukken tekst via WhatsApp niet effectief is vanwege de monotone tekstopmaak.
Welk communicatiekanaal zou u moeten gebruiken?
Op de bovenstaande vraag is geen eenduidig antwoord te geven. Het soort bericht dat verspreid dient te worden is namelijk leidend voor de keuze van het communicatiekanaal.
Sommige berichten kunnen het best face-2-face worden overgebracht terwijl andere berichten het best via een memo kunnen worden verspreid.
Daarnaast zijn de omvang van de praktijk, de urgentie van het bericht en de relatie tussen de praktijkhouder en zijn medewerkers ook van invloed op de effectiviteit van een toegepast communicatiekanaal.
Conclusie
Wat wellicht belangrijker is dan het communicatiekanaal op zich, is de consistentie waarmee een praktijkhouder informatie verspreidt. Het inzetten van een communicatiekanaal is namelijk niet het doel, maar het regelmatig en accuraat verspreiden van informatie wel.
Welk communicatiekanaal gebruiken praktijkhouders het meest?
Benieuwd naar welk communicatiekanaal het meest wordt gebruikt in een tandartspraktijk?
Geef antwoord op de onderstaande vraag en bekijk direct de antwoorden van andere praktijkhouders!
